Abschlussprozesse automatisieren und standardisieren mit dem SAP Financial Closing Cockpit

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Monats- und Jahresabschlüsse bedeuten für die Mitarbeiter des Finanz- und Rechnungswesens oft einen enormen Arbeitsaufwand. Von zahlreichen Datenquellen aus den verschiedenen Organisationseinheiten eines Konzerns bis hin zu ganz unterschiedlichen Verfahrensweisen: Die Verarbeitung und Zusammenführung der Buchungsdaten nimmt viel Zeit, Personal und teilweise auch Nerven in Anspruch. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Abschlussprozesse weiter an. Unternehmen haben ein zunehmendes Interesse an der Verkürzung der Abschlusszeiträume bei steigender Qualität und sinkendem Personaleinsatz.

Wie einfach sich Finanzabschlüsse automatisieren und standardisieren lassen, beweist ein Projekt, das die PTSGroup bei einem ihrer Kunden durchgeführt hat.

Proaktive Bilanzierung für moderne Unternehmenssteuerung

Das betreffende Unternehmen gehört zu den führenden Energieunternehmen in Deutschland. Wie bei vielen anderen Unternehmen zeichneten sich die Abschlussprozesse auch hier durch aufwendige manuelle Tätigkeiten und Prüfungsvorgänge aus. Die Bestrebungen von Unternehmen, agil zu sein und flexibel auf Veränderungen in der Umwelt reagieren zu können, werden dadurch behindert. Doch gerade in Branchen, die sich in einem Umbruch befinden, sind dynamisch Prozesse besonders wichtig.

Bei dem Energieunternehmen kam zuerst der Wunsch nach dem Wandel von einer retrograden Abbildung im Rechnungswesen zu einer proaktiven Bilanzierung auf. Zudem wollte das Unternehmen von den Vorteilen einer Standardisierung und Automatisierung der Ablaufprozesse profitieren. Zu den Zielen gehörten unter anderem die Reduzierung manueller Tätigkeiten, die Abbildung von Prozessketten und die periodengerechte Zuordnung der Buchungssachverhalte.

Einführung des SAP Financial Closing Cockpit

Grundlage für die Automatisierung und Standardisierung der Abschlussprozesse war die Entscheidung des Unternehmens, das SAP Financial Closing Cockpit (FCC) einzuführen. Das FCC ist speziell auf die automatisierte und effiziente Ausführung von Finanzabschlüssen ausgerichtet und bietet eine Kombination aus zeitgesteuerten und strukturierbaren Arbeitsabläufen.

PTSGroup_Referenz_Grafik_Abschlussprozesse

Im Anschluss an die Festlegung der Projektziele und der Vorgehensweise in der Vorbereitungsphase, führte die PTSGroup gemeinsam mit der Konzernbuchhaltung verschiedene Workshops durch. Dabei wurden die Abläufe, basierend auf bestehenden Verfahrensweisen, optimiert und soweit wie möglich als Prozessketten im FCC abgebildet. Nach der Implementierung und einer erfolgreichen Pilotierungsphase konnte das Unternehmen vollumfänglich von den Vorteilen des Financial Closing Cockpits profitieren.

Besonders eindrucksvoll zeigten sich die Ergebnisse der FCC-Einführung in der Abstimmung von Haupt- und Nebenbuch. Die zuvor notwendigen elf manuellen Prozessschritte schrumpften nach der erfolgreichen Implementierung des Financial Closing Cockpits auf zwei zusammen. Lediglich die systemseitige Ausführung der Abstimmung und die Kontrolle der Ergebnisliste müssen noch manuell erledigt werden: ein überschaubarer Aufwand.

Gleichzeitig offenbarte das Projekt dem Kunden neue und tiefere Einblicke in das eigene System und die eigenen Prozesse: Hemmnisse wurden aufgezeigt, Tätigkeiten repriorisiert und (Stamm)-Datenmodelle hinterfragt. Einer effektiveren Nutzung der Standardprozesse stand nichts mehr im Wege.

PTSGroup_Referenz_Grafik_Prozessmanagement im Finanzbereich

Vorbehalte gegenüber dem Projekt waren unbegründet

Fallen die Wörter Automatisierung und Standardisierung, sind damit nicht nur positive Assoziationen wie Schnelligkeit und Vereinfachung verbunden. Betroffene Mitarbeiter befürchten oft, dass sie durch den Wegfall ihrer Tätigkeiten überflüssig werden. Diese Vorbehalte gibt es in praktisch jedem Unternehmen. Sie ließen sich in Bezug auf das Projekt jedoch nicht bestätigen. Im Verlauf des Projektes ergaben sich sogar Vorteile für die Mitarbeiter: Statt nicht wertschöpfender manueller Tätigkeiten nachzugehen, können sie nun anspruchsvolle Bewertungs- und Analysetätigkeiten übernehmen.

Automatisierte und standardisierte Prozesse können aber nicht nur die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens beeinflussen. Sie sorgten beim Kunden der PTSGroup auch für ein Umdenken in den Köpfen von Mitarbeitern und Führungskräften. Mit der Einführung des Financial Closing Cockpits und der Umsetzung einer proaktiven Bilanzierung hat sich ein Philosophiewechsel durchgesetzt:

Wir fragen nicht mehr, wann ein Termin oder Aktivität beendet sein muss, sondern wann die Aktivität frühestens beginnen kann.

Sprecher des Unternehmens

Erklärtes Ziel ist es nun, das FCC auch an allen weiteren Standorten auszurollen.

Ihr Ansprechpartner


PTSGroup_Bernhard Idé_Senior Sales Manager

Bernhard Idé
Director Sales
Telefon: +49 421 43810-103
E-Mail: b.ide@ptsgroup.de

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